مدیریت پورتفولیو

مدیریت پورتفولیو پروژه با این ایده سروکار دارد که شرکت‌ها نه تنها باید روی مدیریت مستقل پروژه‌ها و اهداف خاص آن تمرکز کنند، بلکه باید پروژه‌ها را به عنوان یک نهاد واحد با اهداف مشترک مدیریت نمایند. این اهداف که بین همه پروژه‌های سازمان مشترک است و عملاً اهداف سازمان محسوب می‌گردد، ممکن است شامل موارد دیگری نیز باشد. در مدیریت پورتفولیو پروژه معمولاً فرض بر این است که به طور کلی بیشتر شرکت‌ها تعداد پروژه‌های پیشنهادی آن ها بیش از توان مالی و منابع فیزیکی آن‌ها برای اجرا می‌باشد.

لذا مدیریت مجبور به تصمیم‌گیری روی تداوم بعضی و یا حذف بعضی دیگر می‌باشد. فرآیند ارزیابی، اولویت‌بندی و انتخاب پروژه یکی از موضوعات اساسی در مدیریت پورتفولیو پروژه می‌باشد. مدیریت پورتفولیو روی این مطلب هم تأکید می‌کند که پروژه‌ها نباید به صورت جدا از هم باشند، بلکه باید به عنوان یک مدیریت واحد ارزیابی گردند، زیرا به ندرت مستقل از یکدیگر می‌باشند.

همه بخش‌های تشکیل دهنده یک پورتفولیو پروژه (اعم از پروژه‌ها، برنامه‌ها یا پورتفولیو های زیر مجموعه) ویژگی‌های مشترکی با هم دارند، که برخی از آن‌ها بi صورت زیر می‌باشد:

  • آن‌ها سرمایه‌گذاری‌های انجام شده یا برنامه ریزی شده سازمان را ارائه می‌کنند.
  • آن‌ها به اهداف استراتژیک سازمانی اختصاص یافته‌اند.
  • آن‌ها نوعاً دارای بعضی ویژگی‌های متمایز کننده ای می‌باشند، که برای سازمان‌ها این امکان را به وجود می‌آورند تا پروژه‌ها را برای مدیریت مؤثرتر گروه‌بندی کنند.

اهداف مدیریت پورتفولیو پروژه

مدیریت پورتفولیو پروژه به دنبال یافتن پاسخ به پرسش‌هایی مانند (چه پروژهای را باید بپذیریم؟) و (چه پروژهای را باید رد کنیم؟) می‌باشد و می‌کوشد تا در ضرورت‌های استراتژیکی و تاکتیکی سازمان تعادل ایجاد نماید، لذا می‌توان مدیریت پورتفولیو پروژه را دست‌یابی به بهترین سطح تجاری یا کسب و کار با منابع محدود تعریف کرد. در بسیاری از سازمان‌های پروژه‌مدار که در آن فرهنگ سازمانی با فاصله قدرت زیاد وجود دارد، مدیران پروژه‌های سازما ن می‌کوشند تا قلمرویی برای خود به وجود آورند و پروژه را با میل و اعتقاد خود مدیریت و هدایت کنند.

عموماً مشاهده می‌شود که در صورت نبود یک نظام مدیریتی کلان و متمرکز، پروژه‌های سازمان در تعارض با یکدیگر قرار می‌گیرند و مدیران پروژه برای اینکه بتوانند پروژه تحت رهبری خود را به بهترین نحو ممکن به اتمام برسانند با سایر مدیران پروژه به مبارزه برای جذب منابع بیشتر می‌پردازند که در نهایت آن که از این کشمکش زیان خواهد دید، کل سازمان و مشتریان پروژه می‌باشند. از این رو مدیران ارشد سازمان باید سعی کنند تا با ایجاد توازن و تعادل بین نیازمندی‌های پروژه‌ها و انتظارات مدیران پروژه، عملکرد کل سازمان را بهبود و ارتقاء بخشند.

مدیریت پورتفولیو پروژه رویکردی است که به موجب آن پروژه‌های سازمان جهت تحقق مأموریت سازمان هم راستا و مرتب می‌شوند و به تبع آن هزینه‌های تمام شده و زمان انجام  پروژه‌ها به حداقل ممکن می‌رسند و سازمان سریع تر به منافع و اهداف خود نائل می‌گردد. بر پایه مطالعات انجام شده توسط مرکز بزینس پراکتیس (Business Practices)، پنجاه و چهار درصد (۵۴%) از مشاغل سطح بالا با دانش سازمانی، با پیاده‌سازی مدیریت پورتفولیو پروژه نشان داده‌اند که چگونه مدیریت پورتفولیو پروژه باعث پیشرفت و بهبود مدیریت پروژه‌هایشان شده است. براساس مطالعه این مرکز، مزایای کلیدی ایجاد شده این است که آن‌ها برای کارهایشان حق تقدم قائل اند. اما یک مدیریت پورتفولیو درست در شرکت‌های عظیم به این اولویت‌بندی کار در کنار سازمان‌های دیگر احتیاج دارد.

بعلاوه، کار تخصیص داده شده و منابع غیرکاری نیز به خوبی در پورتفولیو می‌تواند فراهم شود که آن شامل تجهیزات نرم‌افزاری و غیره می‌شود. اگر سازمانی از شرکت دیگری در انجام پروژه‌هایش استفاده کند و از کار خودشان در این زمینه استفاده نکند، باز هم بخشی از پورتفولیو به حساب می‌آید. از مهم ترین اهداف بکارگیری مدیریت پورتفولیو در یک سازمان می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • آزادی بیشتر در مرحله اختیار

استفاده از مدیریت پورتفولیو، از اینکه چگونه یک کاری به مرحله کسب اعتبار برسد رفع ابهام می‌کند. فرآیند طرح کار به هر کسی این اختیار را می‌دهد که کاری را پیشنهاد کند و همچنین به افراد این اطمینان را می‌دهد که فرآیند بعدی آن کار مجوز داده شده را بشناسد

  • معیار ارزیابی پروژه‌ها

فرآیند مدیریت پورتفولیو معیاری را برای ارزیابی پیوسته پروژه‌ها فراهم می‌نماید.

  • ترتیب درست کار

مدیریت پورتفولیو، این اطمینان را در سازمان ایجاد می‌کند که فقط کارهای مقدم و اولویت‌دار تأیید می‌شوند و همه تصمیمات مدیریت پورتفولیو در بطن اهداف و استراتژی سازمان‌ها گرفته می‌شوند. در سازمان‌هایی که از مدیریت پورتفولیو در تصمیم‌گیری‌هایشان استفاده می‌کنند، مدیریت پورتفولیو مرحله‌ای را برای تفسیر هر چه بهتر استراتژی شغلی و تصمیمات تکنولوژی آن ها فراهم می‌کند.

  • تمرکز متغیر از قیمت به سرمایه

اگرچه که همه دارایی سازمان با یک قیمت بدست می‌آید، اما مدیریت پورتفولیو بر روی بخش قیمت تمرکز نمی‌کند. به عنوان مثال سود سالیانه کمپانی XYZ ممکن است که ۱/۰۰۰/۰۰۰ تومان باشد، در حالی که هنگامی که درباره پورتفولیو مالی آن بحث می‌شود، در واقع سازمان بر روی ۱/۰۰۰/۰۰۰ تومان تمرکز نمی‌کند، بلکه ممکن است بر روی سهامی که در حال حاضر در ارتباط مناسبی برقرار کنند، حتی این ارتباط را در داخل بخش‌های کوچک تر خودشان هم نمی‌توانند داشته باشند. مدیریت پورتفولیو این ارتباطات را بهبود بخشیده و برای حصول آن، لازم است که یک تعامل و مکالمه مستمر در سازمان برقرار باشد و در سطح پورتفولیو نیز باید یک ارتباط تنگاتنگ بین مدیر ارشد و سایر تیم مدیریت پورتفولیو ایجاد گردد. بعلاوه با ایجاد این ارتباطات در سازمان، مدیران فرصت‌های بیشتری در اختیار خواهند داشت که بتوانند به ارزش و اهمیت پورتفولیو پی برند.

  • توجه عمده به این که چه زمانی یک پروژه را متوقف کنند

هنگامی که مدیران یک پورتفولیو مالی را مدیریت می‌کنند، ممکن است پورتفولیو سرمایه‌گذاریی را داشته باشند که هیچ یک از اهداف سازمان را محقق نمی‌کند. این پورتفولیو سرمایه‌گذاری ممکن است که قابلیت هیچ گونه سودآوری را نداشته باشد و ممکن است نیاز باشد به اینکه سازمان پورتفولیو را به منظور یک توازن کلی تغییر دهد، که هر دو حالت سازمان باید سرمایه را بفروشد، همین‌طور، هنگامی که یک پورتفولیو کاری را مدیریت می‌کند، در واقع سازمان پورتفولیو، دارایی‌هایی که از آن کار ناشی می‌شود را مدیریت می‌کند.

در بخش تکنولوژی اطلاعات، این موجودی‌ها شامل سیستم‌های نرم‌افزار، سخت‌افزار، ارتباطات تلفنی و غیره می‌شود و هنگامی که به یک پورتفولیو با دقت توجه می‌کنند، احتمالاً نیاز به فروش دارایی‌ها را تشخیص می‌دهند. در برخی موارد فقط ممکن است که تصمیم به کناره گیری و یا حذف آن دارایی بکنند و نیاز به فروش آن دارایی‌ها را نداشته باشند.

 

گروه مدیریت پورتفولیو

گروه مدیریت پورتفولیو پروژه PPMG کیست؟  

گروه مدیریت پورتفولیو پروژه، برتری در مدیریت پروژه‌ها را میسر می‌کند. قدرت گروه مدیریت پورتفولیو پروژه، سازمان را برای اداره کل مجموعه پروژه‌هایش به صورت یک یا چند پورتفولیو پروژه به هم نظارت و نگهداری ترکیب مناسبی از پروژه‌ها و ابتکارات لازم برای بدست آوردن اهداف و مقاصد سازمان است. مدیریت پورتفولیو، توجه روی انبوه هزینه‌ها، ریسک‌ها و بازگشت همه پروژه‌های داخل پورتفولیو و سبک و سنگین کردن گوناگون از میان آن‌ها را شامل می‌شود. مطمئناً مدیر پورتفولیو نگران سلامت و خوب بودن هر پروژه که در پورتفولیو است، نیز می‌باشد.

در ادامه، تصمیمات پورتفولیو پروژه روی تعیین ترکیب صحیح پروژه‌ها و سطح صحیح سرمایه‌گذاری روی هر کدام از پروژه‌ها انجام می‌گیرد. خروجی، بهترین تعادل بین ابتکارات جدید استراتژی و گذشته است. مدیریت پورتفولیو یک سلسله از مناسبات ویژه پروژه مثل IRR ،ROI ،NPV، دوره بازگشت و جریان نقدینگی و سپس تنظیم مناسب برای ریسک است.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *