برنامه ریزی منابع سازمان

معرفی سیستم های ERP

سیستم های ERP بسته های نرم افزاری جامعی هستند که به صورت راه حل های ارائه شده ای به یکپارچگی همه فرآیندها و حوزه های وظیفه ای موجود درکسب و کار کمک می کنند. واژه ERP بعنوان یک نام عمومی برای این گروه از بسته های نرم افزاری مورد استفاده قرار می گیرند. مزیت اصلی و اولیه این سیستم ها ایجاد یک بستر نرم افزاری یکپارچه مشترک برای فرآیندهای یکپارچه موجود در کسب و کار مربوطه می باشد. این سیستم ها دارای دو ویژگی مهم می باشند:

  • اولأ سیستم های ERP باعث ایجاد ارتباطی بین فرآیندهای تجاری و بکارگیری نرم افزاری این فرآیندها می گردند.
  • ثانیأ آن ها باعث ایجاد یک انسجام و امنیت در همه بخش های کسب و کار می شوند. این سیستم ها قابلیت ارائه خدمت به شرکت هایی در هر اندازه و حجم فعالیت و هرگونه گستردگی جغرافیایی را دارا هستند.

در مورد سیستم های ERP  تعاریف متعددی ارائه شده است که در ادامه به چند مورد از این تعاریف اشاره شده است.

  • ERP سیستم جامعی است که سعی در یکپارچه سازی همه وظایف و بخش های موجود در یک سازمان با استفاده از یک سیستم کامپیوتری واحد را دارد بطوری که بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخش ها را فراهم سازد.
  • ERP یک تفکر، فناوری و سیستمی برای مدیریت موثرتر منابع مختلف در یک سازمان است که این مدیریت از طریق اتومات و یکپارچه کردن تمام فرآیندها و در نتیجه بالا بردن کارایی سازمان و افزایش رضایت مشتری انجام می گیرد.
  • ERP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم بهم پیوسته به سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا بطور مناسب فرآیند برنامه ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

هدف اصلی و اولیه  ERP  گردآوری دپارتمان ها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه بگونه ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش های متفاوت یک سازمان باشد. ساختن یک نرم افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده ای نیست.
معمولا هر بخشی از سازمان دارای نرم افزارها و برنامه های واحدی است که متناسب با نیازهای آنان ساخته شده است و آن گونه که آن بخش نیاز دارد کار می کند ولی ERP سعی در ترکیب آن ها و ایجاد یک نرم افزار یکپارچه که از یک بانک نرم افزاری واحد استفاده می نماید دارد. در این حالت تمامی بخش ها و واحد های یک سازمان به سهولت قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به سهولت برقرار خواهد بود. برای مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید. معمولا این سفارش روی برگه ای ثبت شده و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت های مختلف سازمان آغاز می نماید. هر بخش متناسب با سیستم خود کد گذاری هایی را انجام داده و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می نماید. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تاخیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می گردد. ضمن اینکه کسی بطور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به سهولت آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش ها وجود ندارد. لذا مثلا برای بخش مالی امکان دستیابی به سیستم انبار و ارسال کالا وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست. در حالی که ERP، سیستم های منفرد بخش های مالی، انبار، منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن ها را با یک نرم افزار یکپارچه متحد که بطور کامل وظایف و نیازهای تمامی بخش ها را کامل تر از سیستم قبلی برآورده می سازد جایگزین می نماید. بسیاری از فروشندگان سیستم های ERP بحد کافی انعطاف پذیرند تا بتوان بخش هایی(ماژول هایی) از نرم افزارها را بدون خرید تمامی بسته نرم افزاری، از آن ها خریداری و نصب کرد. برای مثال یک شرکت تولیدی قادر است از اجزای نرم افزاری موجود فقط بخش های تولید، مالی، انبار، فروش و تدارکات را خریداری کند و یک شرکت خدماتی فقط اجزای مالی و منابع انسانی را مورد استفاده قرار دهد. در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP تنها حاصل اجتماع فرآیندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نمی باشد بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردد.

مشخصه های کلیدی که باعث می شوند سیستم های ERP به عنوان یک راه حل صحیح مطرح گردند

  • انعطاف پذیری (Flexibility): سیستم های ERP باید قادر به پاسخگویی به نیازهای متغییر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده باشند .
  • ماژول مدولار و باز (Modular & Open): این سیستم ها باید به گونه ای باشد که هرجزئی از بسته نرم افزاری بتوان بدون تاثیر در رویه های دیگر در هر زمانی تغییر کرده، اضافه یا حذف گردد.
  • فراگیر بودن (Comprehensive): سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را مورد پشتیبانی قرار داده و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده باشد.
  • فراشرکتی (Beyond the Company): این سیستم ها باید بصورت online به سازمان های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان و مشتریان نیز متصل باشد.
  • بهترین روش های موجود (Best Business Practices): مجموعه ای از بهترین رویه های مورد استفاده و تجربه شده در سرتاسر جهان باید در این نرم افزارها گرد آوری شده باشد.
  • شبیه سازی واقعیت (Simulation of Reality)
  • سایر ویژگی ها : علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده در بالا یکپارچگی بین ماژول ها جهت صرفه جویی در زمان، کاهش کارها، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع، محیط کاربر پسند شامل منوهای زیبا، راهنمای online و رابط گرافیکی مناسب، انعطاف پذیری درانطباق با قوانین کشورها در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات، ایمن بودن در دسترسی افراد به سیستم و همچنین انتقال و تبادل اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی را می توان عنوان کرد .

اجزای تشکیل دهنده سیستم های ERP

اگر اجزای سیستم های ERP  تولید شده توسط شرکت های مختلف در این حوزه فعالیت را مورد بررسی قرار دهیم می بینیم که این سیستم ها دارای چند بخش کلی هستند که تقریبا در سیستم های همه فروشندگان ERP  ارائه شده است. در یک تقسیم بندی کلی می توان این اجزاء را در قالب گروه های زیر مورد بررسی قرار داد.

بخش اصلی سیستم ERP  شامل ماژول های کاربردی می باشد که هر شرکت بنا بر نیاز خود از این بخش ها استفاده می کند ولی نکته مهم آن است که همه این بخش ها به یکدیگر مرتبط بوده و از انسجام خاصی برخوردارند. بطور کلی این بخش ها را می توان بصورت زیر برشمرد:

  • حسابداری مالی

سیستمی است برای مدیریت اتوماتیک و گزارش دهی مربوط به دفاتر کل، حساب های دریافتنی و پرداختنی و سایر موارد مربوط به سیستم حسابداری و نگهداری حساب ها استفاده می شود.

  • کنترل

برای نگهداری جریان درآمدها و هزینه ها در یک شرکت استفاده می شود و به عنوان یک ابزار مدیریتی برای تصمیم گیری های سازمانی کاربرد دارد.

  • مدیریت دارایی ها (اموال)

سیستمی است که برای نگهداری اطلاعات مربوط به دارایی ها از جمله خرید، فروش، استهلاک و مدیریت سرمایه گذاری در دارایی ها کاربرد دارد.

  • سیستم پروژه

این سیستم جهت برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر پروژه های پیچیده و بلند مدت دارای اهداف مشخص و تعریف شده کاربرد دارد.

  • سیستم جریان کار

سیستمی است برای ارتباط ماژول های کاربردی ERP با ابزار، خدمات و فناوری های مختلف دیگر

  • راه حل های صنعتی

سیستمی است که ماژول  های کاربردی ERP را با برنامه های کاربردی دیگر که خاص برخی از صنایع از جمله نفت، گاز، دارویی و بانکداری نوشته شده است ترکیب می کند.

  • منابع انسانی

سیستمی است کاملا یکپارچه که برای پشتیبانی و برنامه ریزی از فعالیت های پرسنل در شرکت ها کاربرد دارد.

  • سیستم نگهداری شرکت

این سیستم وظیفه برنامه ریزی نیازمندی های مربوط به نگهداری از ماشین آلات و سایر امکانات موجود در شرکت ها بخصوص شرکت های تولیدی را بر عهده دارد.

  • مدیریت مواد

این سیستم وظایف مربوط به تدارکات و انبار مواد، سفارش مجدد و … را بر عهده دارد.

  • مدیریت کیفیت

یک سیستم اطلاعاتی و کنترل کیفی است که برنامه ریزی کیفیت، بازرسی و کنترل تدارکات و تولید را بر عهده دارد.

  • برنامه ریزی تولید

برای برنامه ریزی و کنترل فعالیت های تولیدی یک شرکت کاربرد دارد. این ماژول شامل اجزای فرعی BOM، مراکز کاری، ردیابی مواد، برنامه ریزی عملیات و فروش، برنامه کلان تولید MPS، برنامه ریزی نیازمندی های موادMRP، کنترل سطح کارخانه ، سفارشات تولید ، هزینه یابی مواد و …می باشد.

  • فروش و توزیع

این سیستم، بهینه سازی همه وظایف مربوط به فروش، ارسال و صدور صورتحساب را در برمی گیرد. اجزای فرعی این ماژول شامل پشتیبانی قبل از فروش، پردازش درخواست مشتری، پردازش اعتبار مشتری، پردازش سفارشات فروش، پردازش ارسال کالا و سیستم اطلاعات فروش می باشد.

این اجزا می توانند خود دارای اجزای فرعی باشند که برای وظایف و مقاصد ویژه ای کاربرد دارد که عبارتند از : ساختار سازمانی شرکت، طراحی چارچوب گزارشات داخلی و خارجی ( جهت ارسال به سازمان های خارج از شرکت )، سازمان فروش، کانال های توزیع کالا، سلف سرویس کارمندان ( کارمندان قادرند از طریق اینترنت به اطلاعات خود درسیستم منابع انسانی دسترسی داشته باشند )، سیستم MATCHCODE جهت یافت.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *