کارایی و اثربخشی دو عامل مهم در بهره وری

بهر وری

بهره‌وری چیست؟

استفاده موثرتر از منابع اعم از نیروی کار، سرمایه، زمین، مواد، انرژی، ماشین‌آلات و ابزار، تجهیزات و اطلاعات در فرآیند تولید کالاها و خدمات است. تولید اضافی کالا یا خدمتی الزاماً به معنی افزایش بهره وری نیست. در واقع تولید عبارت از میزان بازده تولید شده (محصول یا خدمت) است در حالی که بهره وری حاکی از نسبت میان بازده تولید شده به منابع به کار رفته است.

در سال های آغازین هزاره سوم کشورهای جهان سعی دارند که سهم بیشتری از تجارت جهانی را به خود اختصاص دهند. برای نیل به این هدف باید بتوانند توان رقابت پذیری خود را افزایش دهند و این امر جز از طریق ارتقای بهره وری امکان پذیر نخواهد بود

در واقع سعی انسان ها چه در فعالیت های فردی و یا گروهی در راستای ارتقاء سطح زندگی، رفاه بیشتر در طول زمان معطوف به این بوده است که حداکثر نتیجه را از حداقل تلاش ها و منابع و امکانات در دسترس تحصیل کند و این اشتیاق و تمایل همان وصول به بهره وری بیشتر می‌باشد.

تولید اضافی کالا یا خدمتی الزاماً به معنی افزایش بهره وری نیست. در واقع تولید عبارت از میزان بازده تولید شده (محصول یا خدمت) است در حالیکه بهره وری حاکی از نسبت میان بازده تولید شده به منابع به کار رفته است.

بهره وری معیاری است که موارد زیر را شامل می شود:

  • میزان تحقق اهداف
  • چگونگی استفاده کارا از منابع جهت تولید
  • آنچه بدست آمده در مقابل آنچه امکان داشته است.

توسعه از دو طریق امکان پذیر است:

  1. توسعه از طریق ایجاد ظرفیت های جدید که نیاز به تزریق پول و سرمایه گذاری های زیاد دارد.
  2. توسعه از طریق بهود بهره وری وضع موجود که از طریق کاهش هزینه ها ، بهبود فرآیندها،کاهش اتلاف ها و….میسر است.

چرخه بهره وری

فعالیت هایی که در خصوص بهره وری صورت می گیرد، بایستی روشمند باشد به این معنی که بر اساس یک برنامه خاص و مفاهیمی روشن دنبال شود که این اقدامات را می توان چرخه بهره وری نام نهاد.

برای برنامه‌ریزی در زمینه ارتقای بهره‌وری باید بدانیم که از منظر سطح بهره‌وری درکجا قرار داریم و به کجا می‌خواهیم برویم، برای رسیدن به مقصد چه راه‌کارهایی مناسب تر است،

برای این منظور باید گام های زیر را طی کنیم

  1. تعیین شاخص های بهره وری و اندازه گیری آن ها
  2. تجزیه وتحلیل شاخص های بهره وری
  3. برنامه ریزی بهبود بهره وری
  4. اجرای برنامه های بهبود بهره وری

“هر گاه توانستیم آنچه را که در مورد آن صحبت می کنیم اندازه گرفته  و در قالب اعداد  و ارقام بیان نماییم، می توانیم ادعا کنیم  درباره موضوع  مورد بحث چیزهایی می دانیم ،  در غیر اینصورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهیم رسید.”

اندازه گیری بهره وری

اندازه گیری بهره وری در واقع عبارت است از تهیه و توسعه اطلاعات مورد اطمینان که به بهبود روند بهره برداری از امکانات و به تبع آن بهبود روند رشد تولید کالا و خدمات در سطوح مختلف کمک ‌نماید.

منافع و اهداف اندازه گیری بهره وری

هـدف اصـلی از انـدازه گیری بهره وری، بهبود و افزایش بهره وری  است. در کنار این هدف، اهداف ذیل نیز دنبال می شود :

  1. آگاهی سازی (کسب اطلاع از اینکه سازمان در چه وضعیتی بوده و در چه مرحله‌ای از دستیابی به اهداف خود قرار گرفته است)
  2. ارزیابی مشکلات (شناسایی فرصت‌ها و مقابله با تهدیدات)
  3. ایجاد مکانیزمی برای ارایه بازخور و ابزار تشویق منابع انسانی  (داده‌های حاصل ازاندازه‌گیری باعث می‌شود تا کارکنان از کار لذت برند از موفقیت‌ها درس بیاموزند و برای غلبه بر دوران بازدهی نامطلوب دارای انگیزه شوند)
  4. ایجاد اطلاعات برای انواع تصمیم‌گیری‌های مدیریتی (مدیریت برای تدوین برنامه‌های خود نیازمند به اطلاعات است)

تجزیه وتحلیل شاخص های بهره وری

تحلیل و اندازه‌گیری بهره‌وری زمانی عملی است که تغییرات بهره‌وری را طی زمان با شاخص‌های بهره‌وری نشان دهیم. فعالیت‌های یک جامعه زمانی قابل ارزیابی است که میزان درجه مطلوبیت هر فعالیت را بتوان مقایسه نمود :

  • مقایسه عملکرد با میانگین شاخص ها در  همان صنعت
  • تنظیم روند شاخص ها

برنامه ریزی بهبود بهره وری

همان طور که از فرمول مورد استفاده برای محاسبه بهره وری مشخص است  افزایش بهره وری به طرق زیر امکان پذیر است

  1. افزایش ستانده با استفاده از همان میزان نهاده شناسایی ظرفیت های خالی
  2. ثابت نگه داشتن ستانده ها همراه با کاهش نهاده ها جلوگیری از اتلاف و ضایعات
  3. روند افزایش سریع تر ستانده ها نسبت به افزایش نهاده ها شناسایی گلوگا ه ها و رفع آن ها
  4. روند کاهشی سریع تر نهاده ها نسبت به کاهش  ستانده ها حذف فعالیت های غیر ضروری و هزینه بر افزایش ستانده همراه با کاهش نهاده سازمان ها با توجه به اهداف خود و وضعیت موجودشان می توانند از تکنیک های مهندسی صنایع برای بهبود بهره وری  استفاده کنند.

مرحله بهبود بهره وری فرآیندی دو مرحله ای است:

  1. برنامه ریزی برای انتخاب مجموعه ای از روشهای متناسب  که در ذیل آورده شده است.
  2. طراحی برنامه ای اجرایی برای پیاده سازی تکنیک های منتخب

 نتایج بهره وری

      کاهش هزینه

      کاهش زمان

      افزایش کمیت

      بهبود کیفیت

 بهره‌وری بالاتر از یک‌ سو موجب کاهش قیمت‌ها شده، و از سوی دیگر سود سهام داران را افزایش می‌دهد.

بهبود بهره وری در سازمان تابع مدیریت خوب است و افزایش بهره وری و حفظ رشد آن هدف و مسئولیت اصلی مدیریت است. مدیریت بهره وری به مهم ترین و بنیادی ترین هدف اصلی جوامع یعنی بهبود سطح رفاه انسان ها از نظر مادی و معنوی به طور مستمر تکیه دارد.

در واقع مدیریت بهره وری ابزار مهمی است که به مدیران و برنامه ریزان و سیاست گزاران در جهت ارزیابی تولید در سطوح مختلف سازمانی، بخشی، ملی و بین‌المللی یاری می رساند و نشان می دهد که تا چه حد از منابع موجود بدرستی استفاده شده است.

ما آن چیزی را که به چشم بیاید و زودتر بازده داشته باشد، بیشتر خریداریم تا بعضی از کارهـای مهم و اساسی را که زمان و یا انرژی می برند و بازده ظاهری ندارند.

سازمان بهره‌وری آسیایی، بر مبنای مطالعات و تحقیقات خود، عوامل متعدد بازدارنده ارتقای بهره‌وری در سطح آسیا را مورد شناسایی قرار داده و مدیریت بهره‌وری، بر اساس مطالعات، تحقیقات و تجربه خود و با توجه به شرایط موجود در ایران، برخی عوامل را اضافه کرده است.

هدف از ارائه این مطلب، همکاری با مدیران برای شناخت موانع ارتقای بهره‌وری است. لذا از مدیران محترم شرکت ها استدعا داریم تا با توجه به عوامل یاد شده، به بررسی و تحقیق در واحد خود بپردازند، عوامل بازدارنده را تشخیص دهند و راه‌حل های رفع آن را به دست آورند.

مشکلات انسانی

  • نداشتن اگاهی از مفهوم بهره‌وری
  • مقاومت در برابر تغییر از سوی مدیریت و کارکنان
  • فرهنگ کاری ضعیف
  • داشتن تعهد و مشارکت (نبودن روحیه مشارکت پرسنل در مسائل و مشکلات کاری)
  • نداشتن مهارت های کاری لازم
  • نداشتن حس مسئولیت و دلسوزی و عدم وجود انگیزش کاری در بعضی از موارد، هم برای مدیران و هم برای کارکنان
  • عدم رعایت استانداردهای کار (تورم نیروی کاری و به ویژه نیروهای غیر تولیدی)
  • ارتباط ناکافی و غیر موثر بین رده‌های مختلف کاری
  • عدم کاربرد صحیح نیروی انسانی، با توجه به تخصص و عدم برنامه آموزشی صحیح و هدفدار، منطبق با اهداف شرکت
  • پایین بودن سطح علمی اکثر کارکنان

مشکلات فنی

  • تکنولوژی، ماشین‌آلات و فرآیند تولید قدیمی و فرسوده
  • استاندارد نبودن تولید
  • بهره‌برداری بسیار پایین از سرمایه‌ها
  • فعال نبودن و ارزش ندادن به بخشهای طراحی و تحقیقات و عدم توجه به دانش فنی (تکنولوژی)
  • مشکل تهیه مواد اولیه در زمان مناسب، برای تولید
  • پایین بودن میزان تولید نسبت به ظرفیت اسمی، به علل گوناگون
  • بالا بودن میزان ضایعات و متوقف شدن تولید، به علل مختلف
  • پایین بودن کیفیت محصولات تولیدی
  • بالانس نبودن خط تولید

مشکلات مالی

  • مشکلات نقدینگی و تامین منابع مالی
  • مشکل عدم دستیابی به بازارهای جدید و خارجی
  • عدم بازاریابی برای محصولات و عدم شناخت بازار و ارزیابی رقبا
  • عدم تخصیص بودجه و سرمایه‌های بهینه، در مورد واحدهای چند محصولی

مشکلات مدیریتی

  • کارآیی نداشتن سیستمهای اطلاعات مدیریت
  • عدم نگرش سیستماتیک به مسائل و مشکلات
  • تصمیم‌گیریهای سطحی و مقطعی توسط مدیران
  • فقدان اطلاعات در مورد تکنولوژی، استانداردها و شاخصهای بهره‌وری
  • عدم علاقه نسبت به توسعه و رفاه منابع انسانی
  • عدم جذب نیروهای انسانی کارآمد
  • عدم ثبات مدیران
  • صرف میزان بالایی از زمان، در زمینه مسائل کم اهمیت
  • عدم شناخت مدیران، از راههای کاهش هزینه‌ها و افزایش تولید
  • عدم توجه به دو بعدی بودن مدیریت(یک مدیر اجرایی، زمانی مدیر خوبی خواهد بود که ابتدا به دقت فکر کند و سپس دست به عمل بزند)
  • تصمیم‌گیریهای مالکیتی از طرف مدیران، برای واحد تحت سرپرستی (این امر بسیاری از سرمایه ها را به هدر داده است)

مشکلات سازمانی، تشکیلاتی و برنامه‌ریزی

  • گسترش تشکیلات اداری و ستادی در سطح سازمانها
  • موجود نبودن یک سیستم کنترلی دقیق برای ارزیابی عملکرد مدیران
  • تمرکز، در مواردی که می‌توان تمرکز‌زدایی کرد
  • عدم وجود چارت سازمانی صحیح و کنترل شده
  • عدم وجود یک برنامه‌ریزی مشخص و اتخاذ برخی سیاستهای مشکل آفرین برای واحده
  • نبودن ارتباط بین واحدها و ارتباطات صنعتی ضعیف بین آنها
  • اهمیت دادن بیش از حد به پرسنل ستادی، نسبت به پرسنل تولیدی

مشکلات سهامداران

  • گماردن مدیران با توجه به جنبه‌های غیر تخصصی و عدم توجه به کارآیی آنان
  • عدم وجود یک سیستم کیفی هدایت، کنترل و نظارت سرمایه‌ها

مشکلات قوانین دولتی

  • عدم تطابق قوانین وضع شده با عملیات اقتصادی مورد نیاز واحدها
  • پیچیدگی قوانین و دستور‌العملها و کارآ نبودن آنها
  • عدم پیوستگی قوانین با مشکلات واحدها یکی از مهمترین عوامل کاهش بهره‌وری در محل کار (بویژه در محیط‌های اداری) وجود فشارهای روحی است. لذا برطرف کردن این عوامل یکی از مهمترین وظایف مدیریت در جهت ارتقاء بهره‌وری می‌باشد شناخت منابع ایجاد فشارها و تنش‌ها در محیط کار اولین گام در جهت حذف آنها بوده، لذا بد نیست بدانیم که تحقیقات به‌عمل آمده در دو شهر بزرگ امریکا یعنی بوستون و کلیولند، در سال ۱۹۸۰، بر روی ۹۱۵ نفر شاغلان کارهای اداری نتایج زیر را برای شناخت منابع مختلف ایجاد تنش روحی نشان داده است.

نسبت عامل

۸۰% فقدان تشویق و ترقی

۲۰% کم بودن حقوق

۰/۴۰% یکنواخت و تکراری بودن کار

۱/۳۵% نقش نداشتن در تصمیم‌گیری

۵/۳۱% بار کاری زیاد و اضافه‌کاری

۶/۳۰% مسایل مربوط به بازرسی

۲/۳۰% واضح نبودن شرح شغلی

۱/۲۸% فقدان پشتیبانی از جانب رئیس

۸/۲۲% ناتوانی با بی‌میلی نسبت به

۴/۲۲% ناچیز بودن نقش در تولید

۸/۱۲% مشکلات اداره منزل یا مسئولیتهای خانواده

۶/۱۲% ناکافی بودن وقفه‌های مجاز کاری

درباره نویسنده

ehsan

ارسال دیدگاه